伝える、5つの秘訣とは!

伝える技術5つの法則

◎最初に結論が鉄則
プレゼンで肝心なことが伝えられなかったを解決するためには、重要なこと(結論)を冒頭で伝えるようにすればいい。
ニュースの場合、「けさ、関越自動車道で、乗用車4台がからむスリップ事故が起きました」など、全体を要約して紹介する「リード」という部分が最初にきます。
これが、伝えるべき最低限の事実だということ。
リードによって受け手が関心を持ったあとに、本文を持ってくる。
原因や死傷者の数、搬送先などの事実を伝えるわけです。
次に、今年はじめて、類似の事故とくらべて被害が大きいなどの補足の説明が続き。
最後に今後どうなりそうかといった推測を伝えるという流れ
大切なのは冒頭で概要を短く伝えることですが、
コツはなにが、どうした(どうなる)を15秒以内にまとめること。
人件費が大幅に削減できるシステムの紹介なら、
これからご紹介するのは、人件費が2割程度削減できる旅費精算システムですと伝え、さらにスライドや配布資料ではトップページに人件費2割削減! 最新旅費精算システム◯◯(製品名)というように表示。
冒頭から具体的な数字が入っていることもポイント。
そして結論の紹介に続き、
このシステムについて、10分お時間をいただいてご説明します
最後に3分ほど質問のお時間もとってありますと進行の概略を伝えることも大切。
こうすることで聞き手も時間配分と心の準備ができ、「伝える」「受ける」の良好な関係を構築できる。

◎
情報は3つに絞り込む
企画書をつくるときは、伝えたいことを詰め込みすぎると逆効果。
確実に伝えるためには情報の絞り込みが不可欠で、その数は3つ
なぜ3点が適当なのか、物を支えるには3本の脚があれば十分で、しかも3は安定する最小の数字。
日本三景、世界三大夜景などが記憶に残りやすいのは、それが3点セットだから。
たくさんの情報がある場合は、まず要素を並べてみる。
たとえばダイエット食品として「トマト、いわし、リンゴ、大痕、わかめ、バナナ」が並んでいたとしたら、それは「野菜」「果物」「海産物」というグループに分けることが可能。
ダイエットに適した食べものは、1.野菜、2.果物、3.海産物ですと、3点で紹介することができる。
そして、野菜はトマトや大根、果物はリンゴ…と詳しい説明を加える。
箇条書きで見せることも3点で伝える重要なポイント。
話す側は「伝えるのは3点」
受け手も「ポイントは3点」と脳内の記憶装置がONになります。

◎
正しく伝えるには数字が不可欠
情報伝達では、絶対にブレることがない要素が数字。
すごく大きいとだと人によって感じ方は違いますが、500グラムの肉、24センチの靴など具体的な数字が入っていれば、誰もが同じ大きさを思い浮かべることができます。
数字には、子どもにもお年寄りにも、日本人にも外国人にも、同じ事実を伝えることができます。
天気予報の場合なら、熱い1日、記録的な大雨では、暑さや、どれほどの大雨なのかを伝えるのは困難。
熊谷市で34℃、鹿児島市の2か月分の雨量と数字を使って伝えれば、正しい状況をつかめます。
今夜8時までというようにリミットを伝えると、8時と具体的な数字が入ることにより、今度でいいやと思っていた人がいま行動ことになる。
数字を提示すれば、相手は判断して行動に移すことができる。
同じように数字が入っていないプレゼンでは、まったく説得力がない。
日ごろから、さまざまなものを数字で把握するクセをつけておくと、企画段階でも新しいアイデアが浮かんできます。

◎ビジュアルがあれば説明は不要
アナウンスや字幕で説明しなくても、真っ赤な炎を吹き上げる映像が流れれば、人は火事、事故と直感します。
ビジュアルには、人を一気に引き込む力があり、ひとことも発しないうちから相手を引きつける事ができます。
ビジュアルは不可欠な要素。
資料の表紙はビジュアルを利用すれば、文字ばかりの書類に囲まれた担当者の目に止まりやすくなり、つかみを演出出来ます。
新商品発表会なら、参加者からよく見える位置に、商品の実物や使用している写真をディスプレイする。
最初からビジュアルを見せれば、あとに続く口頭説明は補足程度で十分です。

◎タイトルは短いほどよい
人は選ぶとき、タイトルを見て判断する。
つけるときのポイントは、2つ。
最初は、タイトルだけで、内容がイメージできること。
もうひとつは、タイトルだけで、人が選ぶための判断材料を確実に伝えること。
つまり、タイトルだけで相手に興味を持たせるほどのインパクトを持ち、内容が伝わるものにすることが大切。
タイトル付けのポイントは3点。
1. コンパクトな文字数
タイトルは短いほど効果的。
2. 固有名詞を盛り込む
携帯電話の料金形態を提案する際、ペア割で通話料1人分0なら、内容も数字も伝わります。
3. 文字の見え方が変わる記号づかい
ホンマでっか!? TVのように、記号や「っ」が入ると文字に勢いや動きが出る。