部下から報連相が、上がってくる5つの方法!

部下からの報連相(報告・連絡・相談)が思うように上がってこない

リーダーの悩みの上位3位以内に入る、部下から思うように情報が上がってこないことにつねにイライラ、高圧的に命じて厳しく管理し、部下が報連相を怠るたびに、激しく叱責と、こんなことの繰り返し

「報連相」が上がってくる5つの方法

まったく効果が出ず揚げ句のはてに部下たちからそっぽを向かれる

もし自分が部下の立場だったらという視点から考え直し

次の5つの方法を実践

1.  「なぜ」を使わない

2.  解決策のヒント“だけ”を与える

3.  「デキる人」よりも「相談しやすい人」になる

4.  他人の責任にしない

5.  部下との小さな約束を守る

1. 「なぜ」を使わない

確かに要因を考え、掘り下げていくことは必要

トヨタやリクルートなどではなぜを5回繰り返すし、私も大切なことだと思います

気をつけたいのは、なぜは自分に問いかけるときだけに使う言葉

(計画と結果がかけ離れてしまったときにその要因を検証する、あるいは新規のアイデアを考えたりする)

自分への問いかけとしていいのですが、部下には対して使うのはよくない

なぜ、期限に間に合わなかったんだ?

なぜ、競合他社に受注を奪われてしまったんだ?

なぜ、見積もりを間違えたんだ?

このように言われた側は自分が責められている、立場の弱い部下にとっては、上司のなぜという言葉に強い圧迫感を感じます

なぜを何に変える

極端な話、部下に対してなぜと、リーダーが使わないだけで、職場でメンタル不全に陥る人が減るでしょう

ただ、Why(原因・理由)を分析することは悪いことではない

なぜという言葉がよくないだけ、なぜを何に変えるようにしましょう

「なぜ」から「何」に変えてみると

何が原因で、期限に間に合わなかったのだろう?

競合他社に奪われてしまった要因は何だろう?

見積もりを間違えた原因は何かな?

なぜが責められていると感じさせるのに対して、何は人ではなく起きた出来事や事象に焦点を当てています

聞かれた側は第三者の視点に立てることができ、解決策を考える余裕が生まれます

大切なのは脅威を感じさせることではなく、部下の今後の行動改善につなげること(失敗を自分で冷静に考えさせる)

2.  解決策のヒント“だけ”を与える

迅速に対応しなければならないクレームは、解決策をアドバイスするのはかまわないが、緊急以外は、解決策そのものではなく、ヒントを与えたほうが部下は成長します

優秀な部下ほど、上司から解決策をそのままやれと言われることを嫌いますし、ある程度は自分で考え、自由にやれる余地を与えましょう

ヒントを与える場合は、それを強要しない

多少時間がかかっても部下が自分で考えて解決策を見つけ出すまで見守る

そうすることで、部下の成長が加速します

男性は解決脳が強いのに対し、女性は共感脳が強い傾向にある

女性の部下に対して解決してやろうという態度で臨むと嫌がられます

3.  デキる人よりも相談しやすい人に

リーダーが、自分を“デキるビジネスマン”に見せようとすることは逆効果ですオレって何て仕事がデキるんだろうと、飲んだ席で自慢話を語るような人はNG、このような人はプレイヤーとしては優秀でも、部下がついてこない

こんなことを相談して叱られないかな

こんなことを報告したら評価を下げられないかな

と、不安を感じてしまいます

リーダーは自分の能力の高さをアピールするよりも、むしろ自分の欠点や過去の失敗などを開示したほうが良い

自分の欠点や失敗を開示する

昔こんな大きいミスをしてしまったんだけど、上司に早めに相談したおかげでことなきを得たみたいな話とか、以下のような

・自分で書いたメモの字が下手すぎて読めなかったことがある

・かつては部下に怒ってばかりの上司だった

・かつては部下にナメられないように、鏡の前で怖い表情を作る練習をしていた

・お客さまを間違えて呼び捨てにしてしまったことがある

自分の弱みや失敗談を開示することで、部下はこの人にもそんなことがあったんだと感じ、相談しやすい上司だと思ってくれる

4. 他人の責任にしない

部下からこのお客さまには特別の対応をしたいという相談があったら、(ルールだから、特別扱いはできないというしゃくし定規な言い方ではなく、できない理由をきちんと説明する)

部下が大きな案件を提案してきたら、上司に掛け合い、交渉する

案件が通らなかったら、自分の言葉で、きちんとできない理由を伝える

自分の力不足で提案を通せなかったことを素直に謝り、他人の責任にしな

5. 部下との小さな約束を守るて

忙しいときに部下から受けた相談、あるいは空いているときに回答してほしいと言われた相談への回答を忘れていませんか?

リーダーにとっては小さな相談でも、部下にとっては大切な相談です

どうでもいいことなら、わざわざ部下も言ってこない

お手すきの際に、手が空いたときでいいので、急いでませんのでと言われた期限のない相談はついつい後回しにしたり、わすれてしまわないように

回答してくれない上司に不満を持ちます、信用は小さなことの積み重ねです

部下の話の内容や回答期限などは、メモをとるようにしましょう。

自分にとっては小さなどうでもいいこと=相手にとってもどうでもいいことではありません

いつでもいいと言われても、いつまでに回答するかの期限を自分で設けるようにしましょう

チームの心理的安全性を確保しつつ、信頼関係を醸成することで、部下が報連相を上げてくるようになり、チーム全体の生産性もアップします