ビデオ会議で差がつく? Zoomの超便利テクニック! デキる人はこう使う!

ビデオ会議で差がつく?
Zoomの超便利テクニック!
デキる人はこう使う!

今話題のWebビデオ会議ツールZoom
基本機能と、意外と知られていないZoomだけの便利機能!

・Zoomは送受信可能なメールアドレスがあれば、簡単にアカウントを取得可能!
・スマートフォン版アプリもあります
・Zoomは無料でもバッチリ利用できる
Zoomには無料プラン
とプロ、ビジネス、企業で使う
有料プランがあります
有料プラン
一回の会議につき最大300人が参加できる
会議の様子を録画・録音したデータをクラウド上に保存でき、ミーティングホストを複数人設定することも可能!

無料プラン
3人以上で利用する場合は一回の会議につき40分までという時間制限があるが、
多くの便利な機能を問題なく使うことができます
ちょっとした社内会議
Zoom飲みの目的で使うなら、無料プランで十分です

①バーチャル背景を使いこなす
Zoomにしかない魅力的な機能、バーチャル背景
Zoomでは、好きな画像をミーティングの背景に設定できる
他の人に自宅を見せるのに抵抗があるとか、個性を出したいときに便利
ビデオのメニューから仮想背景を選択してくださいをクリック
背景にしたい画像を選ぶ
スマートフォン版でも使用可能
特別な道具や機材がなくても、色が均一な無地の壁をバックにすれば問題なく使用できます
(緑色や青色の服は背景に溶け込んでしまうことが多いので注意する)

②画面共有で会議資料を共有
Zoomを使った会議で画面共有が、便利!
自分が表示している画面をミーティングに参加している全員に共有する機能で、ExcelやPowerPointで作成した資料などを共有するときに役立つ
画面の動きもラグなく反映されるので、図をマウスで指し示したり、議事録を取ったりしながら会議を進めることも可能です
画面を共有している最中は、参加者全員がコメントをつける機能で共有している画面にコメントや図、スタンプを入力できます
初期設定ではミーティングホストしか使用できません
参加者全員が画面共有をできるようにするには、あらかじめZoomウェブポータブルのアカウント設定を変更しておく必要があるので注意が必要です

③リモートコントロールでPCに不慣れな同僚をサポート
リモートワークで困る、PCのトラブル
なかなか文字や言葉だけで相手に分かりやすく説明するのは難しいときに、相手にZoomで画面を共有してもらい、リモートコントロール機能を使って相手パソコン画面を直接操作しながら説明するのが便利
離れた場所にいる相手の画面もスムーズに操作可能です
リモートコントロールを受けているときは画面にその旨が表示されます
操作をする際はこれから操作しますと宣言してからマウスやキーボードに触るのがベストです
モート操作する側のリクエストを、操作される側が許可しない限り利用できません
望まないタイミングで勝手に画面を操作されることはないので安心
使用するにはあらかじめZoomウェブポータブルでの設定が必要

④ブレークアウトルームを活用してグループワーク
ブレークアウトルームという機能
ミーティング内にさらに小さなミーティングルーム(セッション)を作る機能のことです
セッションの作成とメンバーの割り当てはホストが行い、参加者はそのセッションへの参加を承認
セッション中の音声や画像は参加メンバー以外には伝わらない
セッションは最大500まで作成可能
メンバーの割り当ては自動または手動で行います
ホストはセッションを作成する際、オプションでセッションが閉じるまでの制限時間を設けられ、話し合いがダラダラ続くことが懸念される場合に便利!
ブレークアウトルーム機能はリモートコントロール機能と同様に、Zoomウェブポータブルでの設定が必要

⑤ショートカット機能でZoomをもっと快適に
使用が快適になるキーボードショートカット機能も充実
例えば
Alt+Aで自分のマイクのミュートとミュート解除が行える
発言したいときはAlt+Yを押せば、画面に自分が挙手していることが表示されます
ショートカットの登録と編集はZoomアプリの設定から行えます

自分の使いやすいキーを割り当てられるのも魅力

Zoomの無料版でも多くの便利機能を使用できるが、一回の会議につき時間制限があることには注意しましょう
基本は40分ミーティングが閉じてしまう
もう一度部屋を立て直せば再び制限時間はリセットされるが、
それが煩わしい場合は有料版に入会するか、ほかのサービスを使うことを検討!